Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle

Saat kutsun palaveriin. Mietit että mikähän tämän tarkoitus onkaan, mutta huomaat että kalenterissasi on juuri siiinä tunti aikaa. Täytynee siis mennä kun ei ole syytä kieltäytyä – kuittaat palaverin sinulle sopivaksi. Ehkäpä siellä on kahvit tarjolla.

Palaverissa käsitellään toisten asioita ja näpyttelet kännykästä sähköpostit esiin – kahvi on onneksi hyvää. Omaa aluettasi sivutaan jossain välissä ja kerrot asiasta näkemyksesi. Sinulle ei esitetä lisäkysymyksiä tai anneta puheenvuoroa, joten keskityt kuuntelemaan asiasta heränyttä keskustelua. Palaverin vetäjä tuumaa, että jätetäänpä tämä asia vielä hautumaan – palaat jälleen sähköpostin ääreen. Istut paikallasi tunnollisesti palaverin loppuun saakka.

Palaverin jälkeen tuumaat, että vitsi, miksi ne pyysivät minut mukaan? Asiasta ei vieläkään tehty päätöstä vaan aika meni jaaritteluun! Olisihan tässä ollut parempaakin tekemistä! Jos tämä kuulostaa tutulta, tässä muutama vinkki.

Palaverikutsun vastaanottaja, valmistaudu huolella:

1. Jos palaverikutsussa ei ole esityslistaa, pyydä se.

2. Jos et tiedä palaverin tarkoitusta (keskustelu, päätöksenteko, tiedon jakaminen osallistujille tai osallistujien kesken), kysy. Muista, että tämä pätee myös silloin, kun kutsuja on sinua ylempänä hierarkiassa – pelkkä status ei oikeuta ajantuhlaukseen.

3. Jos muut palaverin asiat eivät koske sinua, tarkenna aika jolloin sinun pitää olla paikalla.

4. Mikäli et tiedä, millaista panosta tai valmistautumista sinulta toivotaan, varmista se.

5. Varmista, että sinulla on aikaa valmistautumiseen itse palaveriajan lisäksi.

6. Jos sinulta odotetaan tiedon jakamista, raportin läpikäyntiä tai muuta vastaavaa, tarkista voisitko lähettää sen etukäteen – kenties osallistumistasi ei tarvita lainkaan.

Sinä itse johdat omaa ajankäyttöäsi. Jos yllämainitut kohdat eivät toteudu etkä saa niihin tarkennuksia, ole rohkea ja kieltäydy palaverista. Puheenjohtajan / palaverin koollekutsujan lisäksi sinä vastaat siitä, että koet osallistumisesi tarpeelliseksi.

Katso muut vinkit tehokkaisiin palavereihin:

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun