Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle

Syksy käynnistyy ja kalenterit täyttyvät palavereista. Moni kokee osan palavereista turhiksi – osa taas odottaa innolla asioiden käsittelyä kasvotusten. Kyllä, oikeasti turhiakin palavereita on, mutta toisaalta turhuuden kokemuksemme voi johtua erilaisista odotuksista. Jotkut meistä odottavat selkeitä yhteisiä päätöksiä, toiset odottavat keskustelua, jotkut toivovat toisten tekevän päätökset ja osa odottaa että heidän mielipidettään kysytään.

Jos osallistujan odotukset ovat erilaiset kuin palaverin koollekutsujan tai muiden osallistujien,
palaverissa istuminen tuntuu varmasti turhalta.

Tähän voidaan vaikuttaa kommunikoimalla selkeästi osallistujien roolit ja odotukset heitä kohtaan – ja kertomalla etukäteen, mitä palaverissa on tarkoitus käsiteltäville asioille tehdä. Tässäpä muutama vinkki palaverin koollekutsujalle, miten odotukset ja käsitykset saadaan yhteneviksi.

Palaverin koollekutsuja, valmistaudu huolella:

1. Tee selkeä esityslista siitä, mitä ja miten on tarkoitus käsitellä.

2. Kirjaa esityslistaan jokaiseen kohtaan, onko tarkoitus

  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujille (esim. tilannekatsaus)
  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujien kesken (esim. osa-alueiden tilannekatsaus)
  • keskustella aidosti asiasta, tehdä päätös ja sopia seuraavista toimenpiteistä ja vastuista
  • keskustella aidosti asiasta ja sopia, milloin asiasta päätetään
  • kertoa jo tehdystä päätöksestä ja ”virallistaa” se yhteisessä palaverissa
  • jokin muu tarkoitus, mikä?

3. Suunnittele esityslistan aikataulu ja pysy siinä. Muista, että palaverin mittayksikkö ei ole tunti – varaa aikaa sen verran kuin sitä oikeasti tarvitsee. Jos edellinen palaveri loppuu samaan aikaan kun toinen alkaa, myöhästyminen on väistämätöntä – vältä tunnin palavereita. Jätä aikaa liikkumiseen ja valmistautumiseen. Huomioi myös, että kaikkien kutsuttujen panosta ei välttämättä tarvita joka kohtaan. Ilmoita läsnäoloaika /-toive kutsussa.

4. Mieti osallistujia lisätessäsi, mikä on kunkin rooli palaverissa: miksi haluat hänet paikalle ja miten toivot hänen valmistautuvan palaveriin. Mikäli rooli ei ole selkeä, riittääkö hänelle palaverin muistio tiedoksi?

5. Ennen kuin lähetät palaverikutsut, käy kuitenkin kirjoittamasi esityslista läpi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin:

  • Onko asiasta mahdollista tiedottaa puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Onko asiasta mahdollista keskustella puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Oletko jo tehnyt varman päätöksen, mutta haluat ”muka keskustella” asiasta muiden kanssa? Jos kyllä, älä tuhlaa muiden aikaa näennäiseen keskusteluun vaan kerro päätöksestä muutoin.

6. Muista kirjoittaa palaverista muistio tai pöytäkirja, josta käy ilmi pääkohdat ja sovitut asiat ja vastuut. Lähetä se osallistujille sekä niille, kenen on hyvä tietää palaverin tulos.

Osa meistä saa energiaa asioiden käsittelystä kasvotusten. Heille tämä on joskus asian etenemisen edellytys ja he todennäköisesti osallistuvat aktiivisesti keskusteluun. Osa meistä sen sijaan tarvitsee omaa rauhaa asioiden pohtimiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen. Heille ison ryhmän palaveri on joskus pakollinen paha ja on mahdollista, että kutsun saatuaan he nimenomaan odottavat että heidän mielipidettään kysytään. Muista huomioida molemmat toimintatyylit.

Muista, että palaverin koollekutsuja on palaverin puheenjohtaja, ellei muuta sovita. Puheenjohtaja vastaa siitä, että jokainen kokee osallistumisensa tarpeelliseksi. Puheenjohtajan vastuulla on myös se että keskustelu pysyy asiassa ja palaveri pysyy aikataulussa.

Katso muut vinkit tehokkaaseen palaveriin:

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun