Artikkelit

Luottamusta rakentamassa, osa II

Luottamuskapasiteetin toinen pala on pätevyysluottamus. Kun se on kunnossa, voidaan luottaa jokaisen hoitavan vastuunsa, hommat sujuvat jouhevasti ja yhteistyö tuntuu toimivalta. Lähtökohta on se, että jokaisella on kykyä, halua ja taitoja kehittyä ammattilaisena ja kehittää omaa työtään. Aina nämä eivät pääse esiin, jolloin henkilön potentiaali jää käyttämättä ja luottamus tiimissä ei pääse rakentumaan. Pätevyysluottamusta osoittamalla pystymme vahvistamaan toisen kokemusta omasta pätevyydestään.

Luottamus tiimissä rakentuu substanssiosaamisen lisäksi myös muulle osaamiselle työhön liittyvissä rooleissa. Osaamista vaatii niin työyhteisössä toimiminen, asiakastyö sekä työn kehittäminen. Osaaminen ja kyvykkyyden tunne ovat osa ihmisen identiteettiä ja määrittävät kokemusta omasta arvosta. Niin omaa kuin toistenkin pätevyyttä arvioidaan työn tekemisen, muun työyhteisön, asiakkaiden ja muiden sidosryhmien odotusten sekä organisaation tavoitteiden pohjalta.

Luottamuksen rakentumisessa edellytyksenä on, että jaetaan ja kasvatetaan osaamista yhdessä, tunnistetaan ja täytetään asiakkaiden ja muiden sidoryhmien odotukset, osoitetaan arvostusta ja tunnustusta eli annetaan myönteistä palautetta,  sekä annetaan ja kannetaan vastuuta.

Luottamuksen rakentamisessa auttaa:

  • myönteisen palautteen antaminen. Muista antaa palautetta siitä, mitä on toinen on tehnyt mutta myös siitä, miten, millä persoonallisilla ominaisuuksilla hän on sen tehnyt! Jokainen meistä rakentaa identiteettiään ja haluaa tunnustusta hieman erilaisista asioista.
  • vastuun ja päätösvallan antaminen sekä delegointi. Luota siihen, että ihmiset tuntevat oman työnsä ja kykenevät tekemään itsenäisiä ratkaisuja. Muista tarjota apua työn tueksi, mutta anna ihmisten ajatella omilla aivoillaan.
  • avun pyytäminen. Työkaverilta avun pyytäminen on luottamuksenosoitus – uskot, että hän voi omalla osaamisellaan tuoda lisää sinun tekemääsi työhön. Etenkin, jos olet roolissa jossa vastuunjakaminen ei onnistu, avun pyytäminen toimii ja tukee myös yhdessä oppimista!
  • vastuun ja päätösvallan ottaminen. Kanna vastuusi ja käytä valtaa oikein sitä saatuasi. Muista, että jos tarvitset apua vastuun kantamisessa, sitä voi pyytää.
  • vastuun antajan, vastuun kantajan sekä sidosryhmien (ml. asiakkat) odotusten tunnistaminen. Odotusten vastuun kantamisen tuloksista pitää olla kaikilla osapuolilla samanlainen (ks. edellinen luottamuskapasiteetin pala).
  • yhdessä oppimisen ja kehittymisen tukeminen. Varmista, että teillä on säännöllisesti aikaa kokemusten jakamiselle, vapaamuotoiselle keskustelulle ja ajatusten yhdistämiselle – vuorovaikutuksen ja osaamisen yhdistäminen luo uutta. Oppiminen on vuorovaikutusta.
  • avoin keskustelu. Jos koet, että et voi joiltain osin luottaa toisen osaamiseen, ota asia puheeksi. Onko jokin osa-alue, missä toivoisit toisen kehittävän osaamistaan? Miten henkilön olemassa oleva osaaminen pääsisi esille?

Pätevyysluottamusta voidaan arvioida kahdessa ajassa: nyt ja tulevaisuudessa.

  1. Luotanko siihen, että henkilö on pätevä hoitamaan nykyisiä tehtäviään nykyisessä roolissaan?
  2. Uskonko, että hänessä on jo nyt potentiaalia auttaa organisaatiota kehittymään?
  3. Luotanko siihen, että hän haluaa kehittyä niin, että tulevaisuuden toiveet ja tarpeet ovat linjassa organisaation tavoitteiden kanssa?

Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä niin jo töissä oleville mutta myös rekrytointien yhteydessä. Haetko henkilöä, joka vastaa juuri tämän hetken osaamistarpeeseen ja tulee kasvattamaan osaamistaan yrityksen tavoitteiden mukaisesti, vai etsitkö henkilöä, jonka osaaminen suoraan auttaa toiminnan viemisessä seuraavalle askelmalle?

Miten muistaisit tukea työtovereitasi antamalla myönteistä palautetta? Miltä osin voisit antaa muille vielä enemmän vastuuta? Missä voisit pyytää apua työtoveriltasi? Millä yhteisellä foorumilla pääsette oppimaan yhdessä ja vaihtamaan ajatuksia vapaasti?


Lue lisää luottamuksesta:

Luottamusta rakentamassa I: Sopimusluottamus»

Luottamusta rakentamassa III: Kommunikaatioluottamus»

Insights Discoveryn malli muistuttaa, että luottamuksen syntyminen pohjautuu hieman erilaisiin tekijöihin erilaisilla preferensseillä. Lue lisää Insights Discoveryn hyödyntämisestä luottamuksen rakentamisessa».

Valmentavan johtamisen koulutus alkoi Raahessa oppisopimuksena 9.2.2016

Valmentavan ja osallistavan johtamisen koulutus alkoi Raahessa 9.2.2016. Mukana on 18 eri toimialojen esimiestä ja yrittäjää – hieno ryhmä on kasassa jälleen! Mikäli osallistuminen jäi tällä erää väliin, laita viestiä sivu alalaidassa olevan lomakkeen kautta, niin saat tiedon seuraavasta alkavasta koulutuksesta ensimmäisten joukossa.


Valmentavan ja osallistavan johtamisen koulutus antaa konkreettisia työkaluja sekä malleja sovellettavaksi osallistavana esimiehenä toimimiseen ja ihmisten kohtaamiseen. Valmennuksen aikana

  • tunnistat oman vahvuutesi valmentavana johtajana
  • opit ratkaisu- ja tavoitekeskeisen lähetymistavan johtamiseen, vuorovaikutukseen ja viestintään
  • opit valmentavan johtamisotteen menetelmiä, keinoja ja työkaluja sekä vetämään ryhmätilaisuuksia niin, että kaikkien äänet ja mielipiteet tulevat kuulluksi
  • vahvistat ja luot työyhteisöösi näitä tukevia rakenteita
  • pystyt soveltamaan oppimaasi käytännössä valittömästi

Koulutuksessa ei liikuta hämärissä teorioissa, vaan pysytään arjen toiminnan tasolla – käytännön esimerkit nousevat osallistujien kokemuksista. Koulutuksesta ei tule virallisia kotitehtäviä, vaan pystyt hyödyntämään oppimaasi suoraan työssäsi.

Koulutus on suunnattu erityisesti yrittäjä-johtajille, lähiesimiehille, projektipäälliköille, myynnin johtajille, sekä henkilöille, jotka johtavat, ohjaavat tai kantavat vastuun ilman virallista esimiesasemaa. Koulutus on mahdollista suorittaa oppisopimusopiskeluna, jolloin se on maksuton. Oppisopimus koskee työsuhteessa olevia työntekijöitä, toimitusjohtajia ja yrittäjiä.

Koulutus sisältää:

  • 5 tehokasta koulutuspäivää (päivien sisällöt alla)
  • 5 coachingkeskustelua opiskelijaryhmässä asioiden käytäntöön viemiseksi
  • Henkilökohtaisen Insights Discovery -profiilin
  • Valmennuspäivien materiaalit sähköisenä (jos et pääse johonkin koulutuspäivään, saat materiaalin ja tarvittaessa ohjausta sen hyödyntämiseen)
  • Henkilökohtaisen coaching-keskustelun kouluttajan kanssa koulutuksen puolivälissä

Valmennuspaikkana ovat Raahen Aikuiskoulutuskeskuksen tilat.  Hinta sisältää em. kokonaisuuden sekä valmennuspäivien aamukahvit. Muille kuin oppisopimusopiskelijoille valmennuksen hinta on 1600 € + alv 24 %. Itse maksavien osalta puolet hinnasta laskutetaan ensimmäisen koulutuspäivän jälkeen ja puolet viimeisen koulutuspäivän jälkeen.

Ilmoittaudu alla olevan lomakkeen kautta mahdollisimman pian. Paikkoja on rajoitetusti! Ilmoita lisätiedoissa, haluatko hakea oppisopimusta. Saat siihen ohjeet ilmoittautumisen jälkeen. Lisätietoja oppisopimuksesta antaa Raahen AIKUn Aila Laitila, aila.laitila ( ) raahenaiku.fi

Lisätietoja saat kouluttaja Anu Autiolta, 040 751 4543 tai anu.autio ( ) voimavalmennus.fi.

 

Valmennusohjelman aikataulu ja sisältö (päivät klo 9-16):

 

9.2.2016 klo 13-16: Tavoitteet ja opiskelusuunnitelma

Ensimmäinen puolikas päivä on oppisopimuksen orientaatiopäivä. Iltapäivän aikana asetat omat tavoitteesi opiskelulle ja teet suunnitelmaa opitun käytäntöön viemiselle.

2.3.2016: Tunne itsesi ja tunnista vahvuutesi!

Mitkä ovat vahvuutesi johtajana? Millainen valmentaja olet?

Aloituspäivässä pääset tutustumaan itseesi, omiin vahvuuksiisi ja omaan sisäiseen motivaatioosi tulevaisuuden valmentavana esimiehenä. Tutustut myös valmennusryhmään henkilökohtaisen Insights Discovery -profiilin ja -oppimisjärjestelmän kautta.

5.4.2016: Ratkaisu- ja tavoitekeskeinen lähestymistapa johtamisessa ja viestinnässä – sujuva arki ja haastavat tilanteet

Miten viestit ja toimit vuorovaikutuksessa muiden kanssa? Miten innostat ja säilytät innostuksen porukassa? Miten lisäät oman työsi ja tiimisi tuottavuutta tukien samalla hyvinvointia?

Päivän aikana opit ratkaisukeskeisen toimintatavan perusteet sekä ydinasiat ratkaisukeskeisen johtamisen, vuorovaikutuksen ja viestinnän menetelmistä. Menetelmät sopivat niin sujuvaan arkeen kuin myös haastaviin esimiestilanteisiin.

26.4.2014: Valmentavan ja osallistavan johtamisen perusteet

Kolmannen päivän aikana tutustut valmentavan ja osallistavan johtamisen perusperiaatteisiin. Opit lisää erilaisista osallistamis- ja valmennustyyleistä sekä -menetelmistä. Opit saamaan ryhmässä kaikkien äänet ja mielipiteet kuuluville.

Opit hyödyntämään valmentavaa otetta mm. muutosten läpiviennin, strategian jalkauttamisen / toteuttamisen sekä tavoitteiden saavuttamisen ja mittaamisen näkökulmista. Perehdyt valmentavan johtamisotteen vaatimiin rakenteisiin ja käytäntöihin omassa työyhteisössäsi. Opit hyödyntämään valmentavaa otetta mm. kehitys- ja osaamiskeskusteluissa.

Henkilökohtaiset coachingpuhelut – tuki oppimiselle ja opitun hyödyntämiselle
 
** KESÄTAUKO**

13.9.2016: Ymmärrä muita ja sovella johtamisosaamistasi

Neljännen päivän aikana huomio siirtyy sinusta valmennettaviisi. Päivän aikana opit kohtaamaan erilaisia toimintatyylejä työyhteisössä sekä soveltamaan omaa valmentavaa johtamistyyliä tilanteen mukaan.

Tutustut erilaisiin vaikuttavan palautteen antamisen ja vastaanottamisen työkaluihin ja opit kohtaamaan sekä käsittelemään ristiriitatilanteita uudella tavalla. Opit myös ottamaan vaikeitakin asioita puheeksi sekä ryhmässä että yksittäisen henkilön kanssa. Lisäksi päivän aikana pureudutaan sisäisen motivaation tunnistamiseen ja ylläpitämiseen.

11.10.2016: Ratkaisukeskeisen työyhteisön luominen ja opitun hyödyntäminen arjessa

Oppimasi asiat eivät ole ainoastaan sinun vastuullasi, vaan tarkoitus on osallistaa koko työyhteisö. Miten rakennat ratkaisukeskeisen työyhteisön, jossa oppimiasi asioita on helppo hyödyntää? Miten laadit yhteiset kaikkia innostavat tavoitteet ja toimintasuunnitelmat?

Viimeisen päivän aikana käydään läpi, miten aiot hyödyntää valmennusprosessin antia työyhteisössäsi. Päivän aikana myös päivität oman tavoitesuunnitelmasi sekä saat osallistumistodistuksen!

pallotKouluttaja Anu Autio on valmentanut ja kouluttanut yli 10 vuoden ajan esimiehiä ja työyhteisöjä, ohjannut kehittämisprosesseja ja auttanut muutosten toteuttamisessa. Anun käyttämät pehmeät ja ohjaavat vaikuttamisen keinot on todettu toimivaksi niin kaupanalan, logistiikan, IT-maailman, järjestötyön, kuntasektorin, raskaan teollisuuden kuin ravintola-alan keskuudessa. Parhaat palat on valittu Valmentavan johtamisen koulutukseen.

 

 

Luottamusta rakentamassa, osa I

Luottamukseen pohjautuva psykologinen turvallisuudentunne on tiimin menestyksen kannalta avainasemassa. Yksi kiinnostavimpia mediassa olleita tutkimuksia on Googlen selvitys menestyneimpien tiimien yhteisistä nimittäjistä: koettu psykologinen turvallisuus oli menestyksen kannalta huippuosaamista tärkeämpää!

Luottamus työyhteisöissä ei ole kuitenkaan itsestäänselvyys. Siihen tulee kiinnittää huomiota ja sitä pitää – ja ennen kaikkea voi – rakentaa ja johtaa määrätietoisesti. Vastuu ei ole vain esimiehellä, vaan jokaisella työyhteisön jäsenellä. Tässä ja kolmessa seuraavassa blogipostauksessa tulee aiheeseen muutama näkökulma ja vinkki.

Luottamus voidaan jakaa kolmeen osaan: sopimusluottamus, kommunikaatioluottamus ja pätevyysluottamus. Näiden pohjalta rakentuu luottamuskapasiteetti: koemme jonkin henkilön tai työyhteisön luotettavana – tai sitten emme. Jonkin osa-alueen puuttuessa kokemus on epäluottamus, joka vaikuttaa kielteisesti koko työyhteisön toimintaan.

Sopimusluottamusta rakentamassa

Sopimusluottamus on sitä, mitä perinteisesti koetaan luottamuksena ja mikä nousee ensimmäisenä esille valmennuksissanikin: tehdään se, mitä luvataan. Kun toimit lupaustesi mukaisesti, sopimusluottamus kasvaa. Sopimusluottamus on kuitenkin vähän muutakin.

On tärkeää, että toimintaan kuten on sovittu ja lupaukset pidetään. Toimintamme kiireessä arjen keskellä perustuu välillä olettamuksiin ja tulkintoihin. Oletamme toisten ymmärtävän asian samalla tavalla kuin itse ja tulkitsemme, että toiset suhtautuvat asiaan samoin kuin me. Usein sopimusluottamus kokee kolauksen, kun toisten odotukset eivät täytykään tai tulkinta on erilainen. Kyse ei ole niinkään lupauksen rikkomisesta, vaan eri tavoin ymmärtämisestä. Tärkeää on siis keskustella ja välttää olettamuksia ihan pienissäkin asioissa. Luottamus työyhteisössä rakentuu vuorovaikutuksessa.

Luottamuksen rakentamisessa auttaa lisäksi, jos

  • työn tarjoamat mahdollisuudet, tavoitteet, tärkeysjärjestys ja aikataulut ovat riittävän selkeät. Näin jokainen tietää mitä ja milloin häneltä odotetaan ja mitä työ mahdollistaa nyt ja tulevaisuudessa.
  • roolit ja vastuut ovat riittävän selkeät: sovitaan siis, kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee ja minkä tuloksen toteutumisesta kukin vastaa. Muista, että jos vastuu on kaikilla, sitä ei välttämättä kanna kukaan.
  • delegoidessasi muistat, että lopullinen vastuu tehtävästä on edelleen sinulla: ole siis kiinnostunut ja tarjoa tukea tarvittaessa tehtävänannon jälkeen. Muista myös antaa selkeät ohjeet, kerro odotuksistasi liittyen lopputulokseen ja varmista, että olette ymmärtäneet asian samalla tavalla.
  • työyhteisön pelisäännöt ovat selvät ja toiminta on johdonmukaista. Jos joudut muuttamaan suunnitelmia, tiedota ja keskustele asiasta sekä perustele muutos huolellisesti.

Luottamus lisää luottamusta. Osoita sitä siis ensin ja toimi myös itse vastuullisesti. Jos petät lupauksen tai unohdat sovitun homman, tunnusta mokasi ja pyydä anteeksi – älä syytä muita tai selittele turhaan. Toisen tunnustaessa virheensä, älä käännä veistä haavassa! Tahattomia virheitä ja unohduksia tekee meistä kaikki. Ratkaisevaa luottamuksen rakentamisessa on se, miten tilanne hoidetaan.

Suuremmassa mittakaavassa sopimusluottamuksen rakentaminen on odotusten johtamista. Jokaisella meistä on omat toiveet, odotukset ja virallisten tavoitteiden lisäksi henkilökohtaiset tavoitteet omalle työllemme sekä siinä kehittymiselle. Odotamme, että pääsemme ne saavuttamaan työpaikassamme. Sopimusluottamusta työyhteisöissä voidaan kasvattaa keskustelemalla ihmisten odotuksista toisilleen, esimiehelle, johdolle sekä itselleen. Odotusten ymmärtäminen ja selkiyttäminen vaatii henkilökohtaista aikaa ja kohtaamisia: hyviä keinoja ovat esim. vapaamuotoinen viikko- tai kuukausipalaveri tiimin kanssa sekä henkilökohtaisesti esimiehen kanssa.

Miten voisit omassa roolissasi vahvistaa tiimisi sopimusluottamusta? Mitä odotat työkavereiltasi tai esimieheltäsi sopimusluottamuksen vahvistamiseksi? Miten ottaa puheeksi luottamus työyhteisössä?

Luottamuskapasiteetin kolmesta osasta kirjoittavat mm. Marjo-Riitta ja Vesa Ristikangas kirjassaan Valmentava johtajuus. Teorian taustalla on Michelle ja Dennis Reinan tutkimukset, joihin pohjautuu kirja Trust and Betrayal in the Workplace.


Lue lisää luottamuksesta:

Luottamusta rakentamassa II: Pätevyysluottamus»

Luottamusta rakentamassa III: Kommunikaatioluottamus»

Insights Discoveryn malli muistuttaa, että luottamuksen syntyminen pohjautuu hieman erilaisiin tekijöihin erilaisilla preferensseillä. Lue lisää Insights Discoveryn hyödyntämisestä luottamuksen rakentamisessa».

Nuoret Leijonat ja Insights Discovery

Voima onnittelee Nuoria Leijonia maailmanmestaruudesta! Tuntuu melkein siltä, kuin olisin ollut itsekin mukana – matkalla mestaruuteen Nuoret Leijonat nimittän hyödynsivät Insights Discovery -valmennusta ja persoonaprofiileita!

Profiloinnin tavoitteena oli tarjota työkalu itsetuntemuksen lisäämiseen, muiden ymmärtämiseen, paine- ja stressitilanteiden käsittelyyn sekä vastoinkäymisistä selviämiseen – MM-kisojen tulokset puhuvat puolestaan! Vain loistavaan yhteistyöhön kykenevä ja henkisesti vahva joukkue voi selvitä niin tiukasta tilanteesta, kuin mihin Nuoret Leijonat joutuivat mestaruusottelussa varsinaisen peliajan viimeisillä sekunneilla.

Nuorten Leijonien valmennuksesta löydyy YLEn dokumentti YLE Areenasta: http://areena.yle.fi/1-3038155 – käy katsomassa, miten pelaajat sekä päävalmentaja Jukka Jalonen hyödynsivät Insights -profilointia niin kaukalossa kuin sen ulkopuolella. Kiireisimmille löytyy kooste osoitteesta http://areena.yle.fi/1-3038157, kohdasta 20:00 löydät koosteen valmennuksesta. Junnujen valmentajana toimi Insights -kollegani Melina Niemi.

Lupauksesta toimintasuunnitelmaan

Vanhan vuoden päättyminen on lupausten aikaa. Uusi vuosi halutaan aloittaa uudella otteella, uusilla suunnitelmilla ja usein lupaukset ovat täynnä intoa. Joskus kuitenkin on niin, että pelkkä tahdonvoima ei riitä lupauksessa pysymiseen – silloin tarvitaan toimintasuunnitelma ja riittävästi motivaatiota. Tässä muutama kysymys mietittäväksi: vastaamalla näihin saat lupauksesi helpommin pysymään!

1. Tavoite

Lupaus ilman tavoitetta jää todennäköisesti vain aikeeksi. Lupauksesi on ehkä jokin toimenpide tai muutos, mutta mitä oikeasti haluat lupauksellasi saavuttaa? Käännä tavoitteesi myönteiseen muotoon: jos haluat luopua jostain, mitä haluat tilalle? Mitä haluat aloittaa, mitä saada tai saavuttaa, minkä hyvän haluat alkavan?  Määritä tavoitteellesi myös ajankohta – milloin haluat olla maalissa?

2. Mittarit

Tarvitset mittareita tavoitettasi varten, jotta tiedät milloin olet saavuttanut tavoitteesi ja voit seurata edistystä. Kuvittele, että olet pysynyt lupauksessasi valitsemaasi ajankohtaan saakka. Mistä huomaat, että olet saavuttanut tavoitteesi? Mistä muut huomaavat, että olet saavuttanut tavoitteesi? Kirjoita mittarit ylös mahdollisimman tarkasti.

3. Hyödyt

Mitä hyötyä tavoitteen saavuttamisesta on sinulle itsellesi? Entä läheisillesi? Entä mahdollisesti työkavereillesi tai asiakkaillesi? Kuvaile mahdollisimman tarkkaan, millaista hyötyä tavoittesi saavuttamisesta seuraa! Hyötyihin kannattaa palata etenkin tiukan paikan tullen.

4. Nykyhetki

On todennäköistä, että olet jo tehnyt toimenpiteitä tavoitteesi suuntaan – tai ainakin suunnitellut niitä! Missä kohtaa arvelet tällä hetkellä olevasi menossa asteikolla yhdestä kymmeneen, jos 1= et ole edes vielä tullut ajatelleeksi koko asiaa ja 10= olet saavuttanut tavoitteesi? Mitä kaikkea olet jo tehnyt päästäksesi tähän pisteeseen?

5. Seuraava askel

Mikä olisi sinulle merkki siitä, että olisit asteikolla puoli pistettä lähempänä kymppiä? Mitä voisit tehdä sen eteen? Milloin?

6. Toimenpidesuunnitelma

Kirjasit itsellesi edellisessä kohdassa ylös ensimmäisen askeleen kohti tavoitettasi. Mikä voisi olla merkki tai seuraava toimenpide, joka veisi jälleen puoli pistettä lähemmäksi tavoittasi eli kymppiä? Entä mikä voisi olla seuraava? Jatka pienten askelten kirjaamista, kunnes olet päässyt kymppiin saakka! Täydennä toimenpidesuunnitelmaa matkan varrella. Mieti myös pienten askelten mittareita ja hyötyjä edellisten ohjeiden mukaan.

7. Vastoinkäymiset

Saatat joutua lupauksesi kanssa tilaiteisiin, joissa sitä koetellaan. Miten aiot selvitä tiukoista tilanteista? Saatat myös repsahtaa lupauksesi suhteen – millä keinoilla pääset tuolloin takaisin oikeaan suuntaan? On turha syyllistää itseään repsahduksesta, tärkeämpää on tunnistaa vahvuudet uudelleen aloittamiseen.

8. Osaat ja pystyt!

Mitkä asiat puhuvat sen puolesta, että pystyt saavuttamaan tavoitteesi? Millaisia henkilökohtaisia ominaisuuksia sinulla on, joilla etenet kohti tavoitettasi? Kuka tai ketkä voisivat auttaa sinua matkallasi? Muista, että sinulla on kykyä ja osaamista tavoitteesi saavutamiseen!

9. Juhlat!

Tavoitteen saavuttaminen on juhlan aihe! Miten aiot palkita itseäsi tavoitteen saavutetuasi? Ketä toivot voivasi kiittää?

Ota itsellesi hetki aikaa ja kirjoita kaikki vastauksesi ylös paperille! Säilytä se paikassa, missä se pysyy mielessä ja tarvittaessa saatavilla. Päivitä suunnitelmaa tarpeen mukaan ja seuraa edistystäsi.

Kysymykset mukailevat Ben Furmanin ja Tapani Aholan kehittämää Re-Teaming -mallia, jota hyödynnän itse valmennuksissa ja työnohjauksessa – ja toki myös omien suunnitelmien teossa!

Hyvää ja lupauksissa pysyvää Uutta Vuotta!

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle

Saat kutsun palaveriin. Mietit että mikähän tämän tarkoitus onkaan, mutta huomaat että kalenterissasi on juuri siiinä tunti aikaa. Täytynee siis mennä kun ei ole syytä kieltäytyä – kuittaat palaverin sinulle sopivaksi. Ehkäpä siellä on kahvit tarjolla.

Palaverissa käsitellään toisten asioita ja näpyttelet kännykästä sähköpostit esiin – kahvi on onneksi hyvää. Omaa aluettasi sivutaan jossain välissä ja kerrot asiasta näkemyksesi. Sinulle ei esitetä lisäkysymyksiä tai anneta puheenvuoroa, joten keskityt kuuntelemaan asiasta heränyttä keskustelua. Palaverin vetäjä tuumaa, että jätetäänpä tämä asia vielä hautumaan – palaat jälleen sähköpostin ääreen. Istut paikallasi tunnollisesti palaverin loppuun saakka.

Palaverin jälkeen tuumaat, että vitsi, miksi ne pyysivät minut mukaan? Asiasta ei vieläkään tehty päätöstä vaan aika meni jaaritteluun! Olisihan tässä ollut parempaakin tekemistä! Jos tämä kuulostaa tutulta, tässä muutama vinkki.

Palaverikutsun vastaanottaja, valmistaudu huolella:

1. Jos palaverikutsussa ei ole esityslistaa, pyydä se.

2. Jos et tiedä palaverin tarkoitusta (keskustelu, päätöksenteko, tiedon jakaminen osallistujille tai osallistujien kesken), kysy. Muista, että tämä pätee myös silloin, kun kutsuja on sinua ylempänä hierarkiassa – pelkkä status ei oikeuta ajantuhlaukseen.

3. Jos muut palaverin asiat eivät koske sinua, tarkenna aika jolloin sinun pitää olla paikalla.

4. Mikäli et tiedä, millaista panosta tai valmistautumista sinulta toivotaan, varmista se.

5. Varmista, että sinulla on aikaa valmistautumiseen itse palaveriajan lisäksi.

6. Jos sinulta odotetaan tiedon jakamista, raportin läpikäyntiä tai muuta vastaavaa, tarkista voisitko lähettää sen etukäteen – kenties osallistumistasi ei tarvita lainkaan.

Sinä itse johdat omaa ajankäyttöäsi. Jos yllämainitut kohdat eivät toteudu etkä saa niihin tarkennuksia, ole rohkea ja kieltäydy palaverista. Puheenjohtajan / palaverin koollekutsujan lisäksi sinä vastaat siitä, että koet osallistumisesi tarpeelliseksi.

Katso muut vinkit tehokkaisiin palavereihin:

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle

Syksy käynnistyy ja kalenterit täyttyvät palavereista. Moni kokee osan palavereista turhiksi – osa taas odottaa innolla asioiden käsittelyä kasvotusten. Kyllä, oikeasti turhiakin palavereita on, mutta toisaalta turhuuden kokemuksemme voi johtua erilaisista odotuksista. Jotkut meistä odottavat selkeitä yhteisiä päätöksiä, toiset odottavat keskustelua, jotkut toivovat toisten tekevän päätökset ja osa odottaa että heidän mielipidettään kysytään.

Jos osallistujan odotukset ovat erilaiset kuin palaverin koollekutsujan tai muiden osallistujien,
palaverissa istuminen tuntuu varmasti turhalta.

Tähän voidaan vaikuttaa kommunikoimalla selkeästi osallistujien roolit ja odotukset heitä kohtaan – ja kertomalla etukäteen, mitä palaverissa on tarkoitus käsiteltäville asioille tehdä. Tässäpä muutama vinkki palaverin koollekutsujalle, miten odotukset ja käsitykset saadaan yhteneviksi.

Palaverin koollekutsuja, valmistaudu huolella:

1. Tee selkeä esityslista siitä, mitä ja miten on tarkoitus käsitellä.

2. Kirjaa esityslistaan jokaiseen kohtaan, onko tarkoitus

  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujille (esim. tilannekatsaus)
  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujien kesken (esim. osa-alueiden tilannekatsaus)
  • keskustella aidosti asiasta, tehdä päätös ja sopia seuraavista toimenpiteistä ja vastuista
  • keskustella aidosti asiasta ja sopia, milloin asiasta päätetään
  • kertoa jo tehdystä päätöksestä ja ”virallistaa” se yhteisessä palaverissa
  • jokin muu tarkoitus, mikä?

3. Suunnittele esityslistan aikataulu ja pysy siinä. Muista, että palaverin mittayksikkö ei ole tunti – varaa aikaa sen verran kuin sitä oikeasti tarvitsee. Jos edellinen palaveri loppuu samaan aikaan kun toinen alkaa, myöhästyminen on väistämätöntä – vältä tunnin palavereita. Jätä aikaa liikkumiseen ja valmistautumiseen. Huomioi myös, että kaikkien kutsuttujen panosta ei välttämättä tarvita joka kohtaan. Ilmoita läsnäoloaika /-toive kutsussa.

4. Mieti osallistujia lisätessäsi, mikä on kunkin rooli palaverissa: miksi haluat hänet paikalle ja miten toivot hänen valmistautuvan palaveriin. Mikäli rooli ei ole selkeä, riittääkö hänelle palaverin muistio tiedoksi?

5. Ennen kuin lähetät palaverikutsut, käy kuitenkin kirjoittamasi esityslista läpi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin:

  • Onko asiasta mahdollista tiedottaa puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Onko asiasta mahdollista keskustella puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Oletko jo tehnyt varman päätöksen, mutta haluat ”muka keskustella” asiasta muiden kanssa? Jos kyllä, älä tuhlaa muiden aikaa näennäiseen keskusteluun vaan kerro päätöksestä muutoin.

6. Muista kirjoittaa palaverista muistio tai pöytäkirja, josta käy ilmi pääkohdat ja sovitut asiat ja vastuut. Lähetä se osallistujille sekä niille, kenen on hyvä tietää palaverin tulos.

Osa meistä saa energiaa asioiden käsittelystä kasvotusten. Heille tämä on joskus asian etenemisen edellytys ja he todennäköisesti osallistuvat aktiivisesti keskusteluun. Osa meistä sen sijaan tarvitsee omaa rauhaa asioiden pohtimiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen. Heille ison ryhmän palaveri on joskus pakollinen paha ja on mahdollista, että kutsun saatuaan he nimenomaan odottavat että heidän mielipidettään kysytään. Muista huomioida molemmat toimintatyylit.

Muista, että palaverin koollekutsuja on palaverin puheenjohtaja, ellei muuta sovita. Puheenjohtaja vastaa siitä, että jokainen kokee osallistumisensa tarpeelliseksi. Puheenjohtajan vastuulla on myös se että keskustelu pysyy asiassa ja palaveri pysyy aikataulussa.

Katso muut vinkit tehokkaaseen palaveriin:

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun