Voima Valmennus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste, päivitetty 18.5.2018

Tämä seloste on voimassa 25.5.2018 alkaen. Voima Valmennus Oy pidättää itsellään oikeuden päivittää selostetta sen mukaan, mitä toiminta ja kulloinkin voimassa oleva lainsäädäntö sitä vaatii.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Voima Valmennus Oy
Saapaspolku 2
90650 OULU
Toimitusjohtaja Anu Autio
Sähköpostiosoite: anu.autio (a) voimavalmennus.fi
Puhelinnumero: 040 751 4543

2. Rekisterin nimi ja kohde

Voima Valmennus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Tämä rekisteri koskee Voima Valmennus Oy:n asiakkaiden yhteyshenkilöitä, avointen koulutusten osallistujia, uutiskirjeen tilaajia, verkkosivuilla vierailevia ja muita, jotka haluavat olla vuorovaikutuksessa Voima Valmennus Oy:n kanssa.

3. Henkilötietojen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Voima Valmennus Oy:n asiakasviestintään ja muuhun asiakassuhteen hoitamiseen, markkinointiin, hallintaan, kehittämiseen, analysointiin, mittaamiseen, palveluiden tuottamiseen ja personointiin sekä liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu, suostumus tai sopimus.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn kautta saatamme myös lähettää sinulle kohdennettuja markkinointi- ja asiakasviestejä, mukaanlukien lainsäädännön vaatimat tiedotteet. Mikäli et kuitenkaan halua saada meiltä viestejä, voit milloin tahansa ilmoittaa asiasta Voima Valmennus Oy:lle.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja kaikista rekisteröidyistä:

  • Nimi
  • Yhteystiedot (sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Yritys ja asema
  • Yrityksen toimiala, liikevaihtokoko tai -luokka, yrityskoko ja muut yrityksen toimintaa kuvaavat tiedot
  • Yrityksen yhteystiedot ja laskutustiedot
  • Tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista
  • Tiedot markkinointikiellosta
  • Markkinointia ja myyntiä edistävät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
  • Verkkokäyttäytymistä Voima Valmennus Oy:n sivustolla koskevat tiedot, kuten linkkien klikkaukset, lomakkeiden täytöt, selatut verkkosivut
  • Uutiskirjekäyttäytymistä koskevat tiedot, kuten avaamiset ja linkkien klikkaukset
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin henkilötiedot koostuvat tiedoista, jotka saadaan henkilöltä itseltään kasvotusten, sähköpostitse, yhteydenottolomakkeen kautta, puhelimitse, sosiaalisessa mediassa tai muuta kautta, verkkosivuston avulla kerätyistä tiedoista, uutiskirjeen avulla kerätyistä tiedoista, yleisesti saatavilla olevista internetlähteistä sekä mahdollisista muista julkisista lähteistä.

6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Jotta voimme tarjota sinulle parhaan mahdollisen palvelukokemuksen, saatamme joutua siirtämään tai luovuttamaan tietojasi yhteistyökumppaneillemme palvelun ja Voima Valmennus Oy:n oman liiketoiminnan (mm. taloushallinto) toteuttamisen edellyttämissä rajoissa. Kumppanimme käsittelevät tietoja luottamuksellisesti ja yhteistyösopimuksen puitteissa, eivätkä luovuta niitä kolmansille osapuolille.

7. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Voima Valmennus Oy voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön rajoissa myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle mm. tietojen teknisen ylläpidon ja käsittelyn toteuttamiseksi yhteistyökumppaneiden toimesta. Tällä hetkellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella toimiva yhteistyökumppaneita ovat Facebook, Google (Google Analytics) ja The Rocket Science Group LLC (uutiskirjepalvelu MailChimp), jotka kaikki noudattavat EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -sopimusta.

8. Käsittelyn kesto

Asiakkaan tai avoimen koulutuksen osallistujan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin palveluprosessi ja mahdollinen jatkoprosessi sitä vaatii. Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan kaksi (2) kuukautta sopimuksen päättymisen jälkeen, ellei toisin erityisestä syystä sovita. Osa henkilötiedoista säilytetään mahdollista jatkoyhteistyötä varten (ml. yhteystiedot) ja osa henkilötiedoista säilytetään myös kirjanpitolain vaatimusten mukaisesti (mm. laskutustiedot, yhteyshenkilö, yhteystiedot, ostetut palvelut, liiketapahtumaan liittyvä kirjeenvaihto, muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto).

Muiden kuin asiakkaiden ja avoimen koulutuksen osallistujan tietoja säilytetään viestintää ja vuorovaikutusta varten ainoastaan niin kauan, kuin on tarpeellista. Tarvetta arvioidaan vähintään vuosittain. Uutiskirjeen tilaajien on mahdollista peruuttaa tilauksensa milloin tahansa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät asiakas- ja markkinointirekisterissä olevia henkilötietoja. Voima Valmennus Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti (ks. kohdat 6 ja 7).

10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

11. Tietoturva

Voima Valmennus Oy:llä on asianmukaiset organisatoriset ja tekniset käytännöt, joilla turvataan rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuus. Tietojen keruu ja säilytysaika pyritään minimoimaan mahdollisuuksien mukaan.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia, joita koskevat pyynnöt tehdään osoitteeseen anu.autio@voimavalmennus.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot, pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle ja vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html


Evästeet ja niiden käyttö

Käytämme Voima Valmennus Oy: sivustolla (www.voimavalmennus.fi) evästeitä luodaksemme paremman käyttökokemuksen tarjoamalla käyttäjää kiinnostavaa sisältöä ja kehittääksemme palveluitamme edelleen.

Eväste (eli cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeiden avulla voidaan kerätä tietoa esimerkiksi selaintyypistä, IP-osoitteesta, verkko-osoitteesta, palvelimesta, verkkotunnuksesta, liikenteen lähteestä jne. Voima Valmennus Oy ei yhdistä evästeiden kautta saatuja tietoja henkilötietohin. Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden tallentamiseen esimerkiksi selaimen tai muun sovelluksen asetusten avulla (www.viestintavirasto.fi).

Sivustomme käyttämät evästeet:
Google Analytics
Leadfeeder
Facebook