Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Tämä seloste on voimassa 25.5.2018 alkaen. Voima Valmennus Oy pidättää itsellään oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa Voima Valmennus Oy:n toiminnan ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan kyseisellä hetkellä rekisterissä oleville henkilöille. Pienistä muutoksista ei ilmoiteta erikseen.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Voima Valmennus Oy
Saapaspolku 2
90650 OULU

Toimitusjohtaja Anu Autio
Sähköpostiosoite: anu.autio@voimavalmennus.fi
Puhelinnumero: 040 751 4543

2. Henkilötietojen peruste ja käyttötarkoitus

Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisterissä on asiakkaan Voima Valmennus Oy:n tuottamaan valmennukseen, koulutukseen, työnohjaukseen tai muuhun palveluun etukäteen ilmoittamat osallistujat tai avoimiin palveluihin itse ilmoittautuneet osallistujat.

Henkilötietojen keräämisen peruste on Voima Valmennus Oy:n ja asiakasyrityksen, eli osallistujien henkilötietojen luovuttajan asiakassuhde (oikeutettu etu) tai osallistujan itsensä antama nimenomainen suostumus tai sopimus (esim. ilmoittautuminen avoimeen koulutukseen tai Insights Discovery -profiilin itsearvointilomakkeen täyttäminen).

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, sovitun palvelun tuottamiseen osallistujille, osallistujien yksilöimiseen sekä palveluun liittyvään viestintään ja palautteenkeräämiseen.

3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Osallistujarekisteri sisältää yhden tai useamman seuraavista tiedoista palveluprosessin vaatimusten mukaan: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, ammattinimike tai rooli yrityksessä, puhelinnumero, ja erillinen työnantajayritys (tämä koskee tilanteita, joissa asiakas luovuttaa alihankkijan tai muun yhteistyökumppanin palveluksessa olevien henkilötietoja osallistujarekisteriin). Lisäksi rekisteri voi sisältää muita tässä mainitsemattomia henkilötietoja, mikäli palveluprosessi sitä vaatii. Näistä tiedotetaan osallistujia erikseen ja tiedote on osa tätä tietosuojaselostetta. Rekisteriin voidaan myös lisätä osallistujan antamia palautteita tai muuta osallistujan itse Voima Valmennus Oy:lle lähettämää tietoa.

Insights Discovery -palveluissa rekisteriin tallentuvat Insights Discovery- tai Insights Full Circle -profiilin tuottamista varten annetut tiedot sekä itse profiilit sen jälkeen, kun Voima Valmennus Oy on ladannut profiilin itselleen profiilin tulostamista ja osallistujalle toimittamista varten. (*

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujarekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat 1) asiakkaan yhteyshenkilö (osallistujalista), 2) Insights Learning & Development Ltd (Insights Discovery -profiilit, joita varten rekisteröity on antanut tietonsa Insights Learning & Development Ltd:lle) ja 3) avointen koulutusten ilmoittautumislomake (osallistuja itse ilmoittautuu).

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Voima Valmennus Oy ei luovuta osallistujarekisterin tietoja kolmannelle osapuolelle tai muuhun Voima Valmennus Oy:n ylläpitämään rekisteriin ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa. Tämä ei koske asiakkaan yhteyshenkilöä / -henkilöitä tai avointen koulutusten osallistujia, jotka lisätään myös Voima Valmennus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin. Insights Disovery -profiileita ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ml. työnantaja ilman osallistujan yksilöityä, kirjallista lupaa tai pyyntöä. Osallistujarekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6. Käsittelyn kesto

Asiakkaan Voima Valmennus Oy:lle luovuttamat henkilötiedot poistetaan osallistujarekisteristä kaksi (2) kuukautta voimassa olevan yhteistyösopimuksen päättymisen jälkeen, ellei säilyttämiselle ole erityistä perustetta ja säilyttämisestä ei sovita asiakkaan kanssa erikseen.

Insights Discovery -profiili poistetaan Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisteristä noin kaksi viikkoa sen jälkeen, kun osallistuja on saanut oman profiilinsa sähköisessä muodossa. ellei säilyttämiselle ole erityistä perustetta ja säilyttämisestä ei sovita osallistujan kanssa erikseen. (**

Avointen koulutusten osallistujatietoja säilytetään seitsemän (7) vuotta tai sen, mitä kirjanpitolaki vaatii. (***

7. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät osallistujarekisterissä olevia henkilötietoja. Voima Valmennus Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä osallistujarekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Huomioithan, että osallistujarekisterin tietosuojaseloste ei koske Insights Discovery- tai Insights Full Circle -profiileita. Näiden osalta hyväksyt erilliset ehdot ennen itsearviointilomakkeen täyttämistä.

9. Tietoturva

Voima Valmennus Oy:llä on asianmukaiset organisatoriset ja tekniset käytännöt, joilla turvataan rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuus. Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, jotka ovat teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yrityksen työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia, joita koskevat pyynnöt tehdään osoitteeseen anu.autio@voimavalmennus.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.


*) Insights Learning & Development Ltd:n tietokannassa olevan rekisterin sisältämien henkilötietojen osalta Voima Valmennus on tietojen käsittelijä. Vastuu rekisterinpidosta on Insights Learnin & Develompentilla. Hyväksyt ko. yrityksen tietosuojakäytännön ennen Insights Discovery -itsearviointilomakkeen täyttämistä.
**) Insights Learning & Development Ltd:n tietokannassa tietojasi säilytetään kaksi (2) vuotta, jotta sinulle voidaan toimittaa tarvittaessa kopio profiilistasi tai saamaasi profiilia voidaan hyödyntää myöhemmin sovittavissa jatkovalmennuksissa tai profiiliasi voidaan täydentää erilaisilla lisäosioilla.
***) Pitkä säilytysaika pohjautuu kirjanpitolakiin, jonka mukaan liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.