Artikkelit

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle

Syksy käynnistyy ja kalenterit täyttyvät palavereista. Moni kokee osan palavereista turhiksi – osa taas odottaa innolla asioiden käsittelyä kasvotusten. Kyllä, oikeasti turhiakin palavereita on, mutta toisaalta turhuuden kokemuksemme voi johtua erilaisista odotuksista. Jotkut meistä odottavat selkeitä yhteisiä päätöksiä, toiset odottavat keskustelua, jotkut toivovat toisten tekevän päätökset ja osa odottaa että heidän mielipidettään kysytään.

Jos osallistujan odotukset ovat erilaiset kuin palaverin koollekutsujan tai muiden osallistujien,
palaverissa istuminen tuntuu varmasti turhalta.

Tähän voidaan vaikuttaa kommunikoimalla selkeästi osallistujien roolit ja odotukset heitä kohtaan – ja kertomalla etukäteen, mitä palaverissa on tarkoitus käsiteltäville asioille tehdä. Tässäpä muutama vinkki palaverin koollekutsujalle, miten odotukset ja käsitykset saadaan yhteneviksi.

Palaverin koollekutsuja, valmistaudu huolella:

1. Tee selkeä esityslista siitä, mitä ja miten on tarkoitus käsitellä.

2. Kirjaa esityslistaan jokaiseen kohtaan, onko tarkoitus

  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujille (esim. tilannekatsaus)
  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujien kesken (esim. osa-alueiden tilannekatsaus)
  • keskustella aidosti asiasta, tehdä päätös ja sopia seuraavista toimenpiteistä ja vastuista
  • keskustella aidosti asiasta ja sopia, milloin asiasta päätetään
  • kertoa jo tehdystä päätöksestä ja ”virallistaa” se yhteisessä palaverissa
  • jokin muu tarkoitus, mikä?

3. Suunnittele esityslistan aikataulu ja pysy siinä. Muista, että palaverin mittayksikkö ei ole tunti – varaa aikaa sen verran kuin sitä oikeasti tarvitsee. Jos edellinen palaveri loppuu samaan aikaan kun toinen alkaa, myöhästyminen on väistämätöntä – vältä tunnin palavereita. Jätä aikaa liikkumiseen ja valmistautumiseen. Huomioi myös, että kaikkien kutsuttujen panosta ei välttämättä tarvita joka kohtaan. Ilmoita läsnäoloaika /-toive kutsussa.

4. Mieti osallistujia lisätessäsi, mikä on kunkin rooli palaverissa: miksi haluat hänet paikalle ja miten toivot hänen valmistautuvan palaveriin. Mikäli rooli ei ole selkeä, riittääkö hänelle palaverin muistio tiedoksi?

5. Ennen kuin lähetät palaverikutsut, käy kuitenkin kirjoittamasi esityslista läpi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin:

  • Onko asiasta mahdollista tiedottaa puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Onko asiasta mahdollista keskustella puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Oletko jo tehnyt varman päätöksen, mutta haluat ”muka keskustella” asiasta muiden kanssa? Jos kyllä, älä tuhlaa muiden aikaa näennäiseen keskusteluun vaan kerro päätöksestä muutoin.

6. Muista kirjoittaa palaverista muistio tai pöytäkirja, josta käy ilmi pääkohdat ja sovitut asiat ja vastuut. Lähetä se osallistujille sekä niille, kenen on hyvä tietää palaverin tulos.

Osa meistä saa energiaa asioiden käsittelystä kasvotusten. Heille tämä on joskus asian etenemisen edellytys ja he todennäköisesti osallistuvat aktiivisesti keskusteluun. Osa meistä sen sijaan tarvitsee omaa rauhaa asioiden pohtimiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen. Heille ison ryhmän palaveri on joskus pakollinen paha ja on mahdollista, että kutsun saatuaan he nimenomaan odottavat että heidän mielipidettään kysytään. Muista huomioida molemmat toimintatyylit.

Muista, että palaverin koollekutsuja on palaverin puheenjohtaja, ellei muuta sovita. Puheenjohtaja vastaa siitä, että jokainen kokee osallistumisensa tarpeelliseksi. Puheenjohtajan vastuulla on myös se että keskustelu pysyy asiassa ja palaveri pysyy aikataulussa.

Katso muut vinkit tehokkaaseen palaveriin:

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun

Työnohjaus – hyvä menetelmä, mutta huono nimi

Syksyn Fakta-lehti (marraskuu 2014) oikoo harhaluuloja työnohjauksesta. Alaotsikko on tuttu myös omassa työssäni: ”Työnohjaus on hyvä menetelmä mutta huono nimi, josta syntyy helposti vääriä käsityksiä.”. Työnohjaus yhdistetään usein työhönopastukseen, perehdyttämiseen ja johtamiseen – tässä on kuvattu työnohjausta ja sen toimintaa hieman tarkemmin.

Työnohjaus on prosessi, jonka aikajänne on useimmiten vuosi ja tapaamisia on kerran kuukaudessa. Muutos- ja kehittämistilanteissa aikajänne voi olla lyhyempi ja tapaamisia tarvittaessa useammin. Yksilötyönohjauksen (johto, esimies, avainhenkilö) tapaamisen kesto on pääsääntöisesti tunti ja tiimin tai työyhteisön tapaamisiin varataan kaksi tuntia. Aika voi tuntua mitättömältä, mutta sen vaikutus ohjattaviin ja heidän työhönsä on huomattava.

Alla tiivistettynä Faktan listaamat harhaluulot parilla lisäyksellä ja omia huomioitani käytännössä:

1. Työnohjaus liittyy vain työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen.

Kyllä, työohjaus tukee työssä jaksamista ja siitä huolimatta, että se ei ole terapiaa, sillä voi olla terapeuttinen vaikutus. Työnohjaus on kuitenkin parhaimmillaan keino työn kehittämiseen sekä oman osaamisen hahmottamiseen, hyödyntämiseen ja kasvattamiseen. Työnohjaus on yksinkertainen ja tehokas työväline johdon, esimiesten ja tiimien työn tukemiseen ja jatkuvaan kasvuun.

Koulututettu työnohjaaja auttaa näkemään ja tarkastelemaan totuttuja ajattelumalleja uudesta näkökulmasta, haastaa tarvittaessa kyseenalaistamaan toimintatapoja ja tukee vahvuuksien ja osaamisen kartoittamisessa.

2. Työnohjaus on vain sosiaali- ja terveysalan tarvitsema ja käyttämä väline.

Lainsäädännön mukaan joillain sosiaali- ja terveydenhuollon aloilla tulee järjestää työnohjausta. Menetelmä valtaa alaa kuitenkin myös muilla toimialoilla ja siitä hyötyvät muun muassa eri aloilla esimiestehtävissä toimivat, asiantuntijatyötä tekevät, itsenäistä työtä tekevät, muutoksissa elävät ja muutoksia toteuttavat henkilöt – periaatteessa kaikki, jotka haluavat kehittää omaa työtään, osaamistaan, ajatteluaan ja työyhteisöään rakentavasti ja vaikuttavasti.

3. Työnohjaus on sama kuin coaching.

Ei. Siinä missä coaching tähtää lyhyellä aikajänteellä jonkin rajatun tavoitteen saavuttamiseen, työnohjauksen näkökulma on laajempi. Coachingissa mennään vahvasti eteenpäin, työnohjaus mahdollistaa pysähtymisen ja asioiden laajemman tutkimisen ja ymmärtämisen – tämän kautta tapahtuu kehitys ja muutos.

Oman työnohjaukseni viitekehys on ratkaisu- ja edistyskeskeinen. Toteutan työnohjausta tavoitteellisesti ja valmentavalla otteella. Työnohjauksen tavoitteet ovat kuitenkin laaja-alaisempia ja pidemmän aikajänteen työn tulosta, kuin coachingin lyhyen aikajänteen muutokseen tähtäävät tavoitteet. Siinä missä coachingtapaamisia voi olla vain yhdestä muutamaan, työnohjausprosessi sovitaan useimmiten vähitään vuodeksi.

4. Työnohjausta käytetään vain ongelmatapausten ratkaisuun.

Tämä valitettavasti on hyvin tavallinen tapa hyödyntää työnohjausta – edelleen. Työnohjaaja kutsutaan paikalle siinä vaiheessa, kun omat keinot eivät enää riitä ongelmien ratkaisuun tai työntekijän tukemiseen. Työnohjaus on kuitenkin parhaimillaan ongelmatilanteiden ennaltaehkäisyä, jatkuvaa kehittämistä ja kehittymistä. Suosittelen hyödyntämän työnohjausta siinä vaiheessa, kun sille ei nähdä tarvetta – muutoin tarpeita ilmenee varmasti.

5. Työnohjaajat eivät ymmärrä liiketoiminnasta mitään.

Tämä voi joissain tilanteessa pitää paikkansa työnohjaajan taustasta riippuen. Työnohjausta suunnitellessa kannattaa määritellä, mihin tarkoitukseen työnohjausta otetaan ja mitkä sen tavoitteet ovat – tämä määrittää myös sen, millaista työnohjaajaa haetaan.

Omissa työnohjauksissani pidän tärkeänä, että yritys tai organisaatio määrittelee tavoitteet työnohjaukselle omasta näkökulmastaan, liiketoiminnasta käsin. Ne tarkennetaan työnohjattavan kanssa sekä liiketoiminnan että ohjattavan/ohjattavien yhteisiksi tavoitteiksi. Selkeät tavoitteet sekä liiketoiminnan että ohjattavan/ohjattavien näkökulmasta auttaa myös tulosten mittaamisessa, mistä lisää seuraavassa kohdassa.

6. Työnohjauksen tuloksia ei voida mitata.

Kyllä voidaan ja omissa työnohjauksissani tämä on ehdottoman tärkeää. Kun työnohjauksen tavoitteet asetetaan huolellisesti eli määritellään konkreettisesti se, mitä työnohjauksella halutaan saavuttaa, tulokset ovat selkeästi havaittavissa ja mitattavissa.

Työnohjauksella saavutetaan myös ns. siirtovaikutuksia: työnohjaukselle määriteltyjen tavoitteiden lisäksi sen vaikutus näkyy uusina ideoina ja kehittämisehdotuksina, oivalluksina, osaamisen kasvamisena ja hallinnan tunteena. Edellä mainittujen lisäksi esimerkiksi yrittäjän, johtajan tai esimiehen työnohjauksen vaikutukset ylettyvät koko organisaatioon ohjattavan kehittymisen kautta.

Vielä Faktan listan täydennukseksi pari omaa lisäystäni:

7. Työnohjaustapaamisissa vain valitetaan epäkohdista ja samoja asioita käsitellään uudelleen ja uudelleen.

Työnohjaustapaamiset ovat luottamuksellinen foorumi, joissa työhön liittyviä epävarmuuksia, ongelmakohtia ja huolia voidaan tuoda esille. Etenkin tilanteisa, jossa osallistuja/osallistujat eivät ole päässeet puhumaan asioista kunnolla, alussa saattaa tuntua siltä että kaikki ongelmat nousevat pintaan tapaamisissa. Yksi suuri osa työnohjaajan työtä onkin kuunteleminen – tiettyyn pisteeseen saakka.

Ammattitaitoisen työnohjaajan tehtävänä on auttaa ohjattavaa tai ohjattavia viime kädessä asioissa eteenpäin: määrittelemään tavoitteita, näkemään asioita eri tavoin, tekemään muutoksia omassa toiminnassaan ja työssään sekä seuraamaan edistystä. Kestää myös hetken, ennen kuin ohjattavat oppivat olemaan ohjattavina – työnohjaaja tukee myös tässä oppimisessa.

8. ”Koitin työnohjausta, mutta se ei sopinut minulle / meidän työyhteisöllemme.”

On mahdollista, että työnohjaus ei sovellu joka tilanteeseen vastaamaan haluttuun tarkoitukseen. Tällöin on syytä miettiä muita vaihtoehtoja, esimerkiksi konkreettista työn substanssiin liittyvää koulutusta. Tällaisia tarpeita voi herätä myös hyvin toimivan työnohjausprosessin siirtovaikutuksena. Työnohjaus ei siis toimi silloin, kun haetaan valmiita ratkaisuja tai valmiita ulkopuolelta annettuja vastauksia kysymyksiin.

Suurin työnohjauksen onnistumiseen liittyvä tekijä on kuitenkin työnohjaajan ja ohjattavien välinen suhde. Työnohjaajaa valittaessa kannattaa tutustua useampaan kasvotusten, sillä työnohjausta on yhtä monenlaista kuin on ohjaajia. Kannattaa kysellä, millaisia menetelmiä työnohjaaja käyttää, mitä hän pitää tapaamisissa tärkeänä ja mikä on hänen työnsä viitekehys – kannattaa myös varautua itse kertomaan omista toiveistaan ja kokemuksistaan. Kannattaa luottaa faktojen lisäksi omaan tunteeseen: jos ohjaajasta tulee hyvä fiilis, niin hyvä! Jos jokin ei tunnu synkkaavan, kannattaa pohtia muuta vaihtoehtoa.

Omissa työnohjauksissani teen virallisen sopimuksen vasta veloituksettoman aloituspalaverin ja kahden ensimmäisen tapaamisen jälkeen – näin sekä minä että ohjattava/ohjattavat voivat olla varmoja että työnohjauksen onnistumiselle on edellytykset. Ensimmäisten tapaamisten aikana tehdään pelisäännöt yhteistyölle ja määritetään/tarkennetaan työnohjauksen tavoitteet, jotka myös kirjataan sopimukseen. Näiden toteutumista seurataan säännöllisesti.

Alla vielä muutama linkki työnohjausta käsitteleville sivuille:

Suomen Työnohjaajat ry.  (Kannattaa varmistaa, että työnohjaajasi on Suomen Työnohjaajat ry:n jäsen tai muuten pystyy osoittamaan osaamisensa ja koulutuksensa. Työnohjaajan nimike ei ole suojattu, mutta yhdistyksen jäseneksi pääsee vain riittävän koulutuksen kautta osaamisen hankkineet työnohjaajat. Jäsenet käyttävät usein nimitystä työnohjaaja (STOry)).

Hyvejohtajuus: Mitä esimiesten olisi hyvä tietää työnohjauksesta?

Johdon työnohjaajat ry – lisätietoa johdon työnohjauksesta

Ratkaisukeskeinen viitekehys työnohjauksessa ja valmennuksessa:

Ratkes ry., tietoa ratkaisukeskeisyydestä

Kansainvälinen ratkaisukeskeisyyden (solution focused approach) foorumi SOL World