Artikkelit

Insights Discovery: Hyödylliset palaverit

Moni kokee välillä istuvansa hyödyttömissä palavereissa. Aina itse asia ei ole hyödyntöntä, mutta emme koe asioiden käsittely- tai esittämistapaa motivoivana tai omasta mielestämme järkevänä. Tässä muutama huomio siitä, mitä kukin Insights Discovery -väripreferenssi kaipaa innostuakseen ja kokeakseen palaverin hyödylliseksi. Hyödylliset palaverit tunnistaa siitä, että jokainen lähtee tapaamisista kuulluksi tulleena, keskusteluun osallistuneena, riittävästi tietoa saaneena ja jatkotoimenpiteet mielessä!

Millaisia ovat teillä hyödylliset palaverit? Ottakaa etenkin säännöllisten palavereiden sisältö ja eteneminen puheeksi – miten palaverikäytäntöjä voisi suunnitella niin, että kaikki kokisivat ne hyödyllisiksi? Samalla kannattaa ottaa puheeksi, mitä vahvuuksia kukainenkin tuo yhteisiin tapaamisiin.

Huomaathan, että aina kaikkien osallistujien toiveita ei voida aina täyttää. Miten pystyt ottamaan hyödyt irti, vaikka asioiden esittämis- tai käsittelytapa ei ole juuri sitä, mitä sinä toivot?

Lue lisää vinkkejä palavereiden tehostamiseksi aikaisemmista postauksista:

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle
Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun

Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun

Tiedätkö sen tunteen palaverissa, kun pitäisi ideoida uutta, mutta joku ampuu jatkuvasti loistavat ideasi alas? Entä sen, kun pitäisi ideoida uutta, mutta joku heittelee jatkuvasti täysin toteuttamiskelvottomia, epärealistisia ideoita? Tuntuu varmasti aika turhalta palaverilta – motivaatio ei ainakaan nouse.

Me kaikki käsittelemme tietoa hieman eri tavoin. Osa meistä on käytännöllisiä. Suunnittelu ja ideointi on mukavaa silloin kun pysytään käytännön tasolla – mietitään mitä oikeasti kannattaa ja voidaan tehdä. Osa meistä on ideanikkareita. Suunnittelu ja ideointi on mukavaa silloin kun, kun saa kehittää aivan uusia ideoita, saa ”nähdä tulevaisuuteen” ja olla miettimättä heti käytännön realiteetteja.

Miten suunnitella palaverit niin, että molempien tapojen vahvuudet saadaan hyödynnettyä? Molempia nimittäin tarvitaan. Yksinkertainen keino on jakaa palaveri tai aiheen käsittely kahteen osaan. Jaa joko palaveriaika puoliksi tai jätä seuraavien vaiheiden välille vaikka viikko aikaa:

1. Ideointi

Ideointiosasassa saa heitellä lennokkaita ideoita, älyttömiä ajatuksia sekä käytännöllisiä ehdotuksia. Tässä vaiheessa on kiellettyä esittää kritiikkiä tai kommentoida, onko jokin idea mahdollista toteuttaa. Ideointivaiheessa auttaa, jos kaikki ovat saaneet tiedon aiheesta ja toiveen ideoida jo hyvissä ajoin ennen palaveria. Kaikki ideat ja ajatukset kirjataan fläppitaululle ylös! Jos et jatka heti seuraavaan osaan, jätä fläppipaperi nähtäville – sitä voi tässä välissä täydentää mieleen tulevilla ajatuksilla.

2. Suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa analysoidaan ylöskirjatut ehdotukset. Nyt mietitään käytännön kannalta: mikä on oikeasti mahdollista, mistä olisi eniten hyötyä ja mille annetaan eniten painoarvoa. Tässä vaihessa ei lähdetä enää kehittelemään uutta, ellei jotain aivan yllättävää ole ilmaantunut. Tavoitteena on päästä ratkaisuun siitä, mitä ehdotuksia lähdetään jatkojalostamaan.

Ota sekä ideanikkareiden että käytännön kannalta asiat näkevien vahvuudet hyötykäyttöön ja lisää näin molempien motivaatiota!

Katso muut vinkit tehokkaisiin palavereihin:

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle
Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle

Saat kutsun palaveriin. Mietit että mikähän tämän tarkoitus onkaan, mutta huomaat että kalenterissasi on juuri siiinä tunti aikaa. Täytynee siis mennä kun ei ole syytä kieltäytyä – kuittaat palaverin sinulle sopivaksi. Ehkäpä siellä on kahvit tarjolla.

Palaverissa käsitellään toisten asioita ja näpyttelet kännykästä sähköpostit esiin – kahvi on onneksi hyvää. Omaa aluettasi sivutaan jossain välissä ja kerrot asiasta näkemyksesi. Sinulle ei esitetä lisäkysymyksiä tai anneta puheenvuoroa, joten keskityt kuuntelemaan asiasta heränyttä keskustelua. Palaverin vetäjä tuumaa, että jätetäänpä tämä asia vielä hautumaan – palaat jälleen sähköpostin ääreen. Istut paikallasi tunnollisesti palaverin loppuun saakka.

Palaverin jälkeen tuumaat, että vitsi, miksi ne pyysivät minut mukaan? Asiasta ei vieläkään tehty päätöstä vaan aika meni jaaritteluun! Olisihan tässä ollut parempaakin tekemistä! Jos tämä kuulostaa tutulta, tässä muutama vinkki.

Palaverikutsun vastaanottaja, valmistaudu huolella:

1. Jos palaverikutsussa ei ole esityslistaa, pyydä se.

2. Jos et tiedä palaverin tarkoitusta (keskustelu, päätöksenteko, tiedon jakaminen osallistujille tai osallistujien kesken), kysy. Muista, että tämä pätee myös silloin, kun kutsuja on sinua ylempänä hierarkiassa – pelkkä status ei oikeuta ajantuhlaukseen.

3. Jos muut palaverin asiat eivät koske sinua, tarkenna aika jolloin sinun pitää olla paikalla.

4. Mikäli et tiedä, millaista panosta tai valmistautumista sinulta toivotaan, varmista se.

5. Varmista, että sinulla on aikaa valmistautumiseen itse palaveriajan lisäksi.

6. Jos sinulta odotetaan tiedon jakamista, raportin läpikäyntiä tai muuta vastaavaa, tarkista voisitko lähettää sen etukäteen – kenties osallistumistasi ei tarvita lainkaan.

Sinä itse johdat omaa ajankäyttöäsi. Jos yllämainitut kohdat eivät toteudu etkä saa niihin tarkennuksia, ole rohkea ja kieltäydy palaverista. Puheenjohtajan / palaverin koollekutsujan lisäksi sinä vastaat siitä, että koet osallistumisesi tarpeelliseksi.

Katso muut vinkit tehokkaisiin palavereihin:

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun

Tehokkaat palaverit I: Vinkkejä koollekutsujalle

Syksy käynnistyy ja kalenterit täyttyvät palavereista. Moni kokee osan palavereista turhiksi – osa taas odottaa innolla asioiden käsittelyä kasvotusten. Kyllä, oikeasti turhiakin palavereita on, mutta toisaalta turhuuden kokemuksemme voi johtua erilaisista odotuksista. Jotkut meistä odottavat selkeitä yhteisiä päätöksiä, toiset odottavat keskustelua, jotkut toivovat toisten tekevän päätökset ja osa odottaa että heidän mielipidettään kysytään.

Jos osallistujan odotukset ovat erilaiset kuin palaverin koollekutsujan tai muiden osallistujien,
palaverissa istuminen tuntuu varmasti turhalta.

Tähän voidaan vaikuttaa kommunikoimalla selkeästi osallistujien roolit ja odotukset heitä kohtaan – ja kertomalla etukäteen, mitä palaverissa on tarkoitus käsiteltäville asioille tehdä. Tässäpä muutama vinkki palaverin koollekutsujalle, miten odotukset ja käsitykset saadaan yhteneviksi.

Palaverin koollekutsuja, valmistaudu huolella:

1. Tee selkeä esityslista siitä, mitä ja miten on tarkoitus käsitellä.

2. Kirjaa esityslistaan jokaiseen kohtaan, onko tarkoitus

  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujille (esim. tilannekatsaus)
  • jakaa tietoa tilanteesta / asiasta osallistujien kesken (esim. osa-alueiden tilannekatsaus)
  • keskustella aidosti asiasta, tehdä päätös ja sopia seuraavista toimenpiteistä ja vastuista
  • keskustella aidosti asiasta ja sopia, milloin asiasta päätetään
  • kertoa jo tehdystä päätöksestä ja ”virallistaa” se yhteisessä palaverissa
  • jokin muu tarkoitus, mikä?

3. Suunnittele esityslistan aikataulu ja pysy siinä. Muista, että palaverin mittayksikkö ei ole tunti – varaa aikaa sen verran kuin sitä oikeasti tarvitsee. Jos edellinen palaveri loppuu samaan aikaan kun toinen alkaa, myöhästyminen on väistämätöntä – vältä tunnin palavereita. Jätä aikaa liikkumiseen ja valmistautumiseen. Huomioi myös, että kaikkien kutsuttujen panosta ei välttämättä tarvita joka kohtaan. Ilmoita läsnäoloaika /-toive kutsussa.

4. Mieti osallistujia lisätessäsi, mikä on kunkin rooli palaverissa: miksi haluat hänet paikalle ja miten toivot hänen valmistautuvan palaveriin. Mikäli rooli ei ole selkeä, riittääkö hänelle palaverin muistio tiedoksi?

5. Ennen kuin lähetät palaverikutsut, käy kuitenkin kirjoittamasi esityslista läpi ja vastaa seuraaviin kysymyksiin:

  • Onko asiasta mahdollista tiedottaa puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Onko asiasta mahdollista keskustella puhelimitse / sähköisesti? Jos kyllä, toimi niin.
  • Oletko jo tehnyt varman päätöksen, mutta haluat ”muka keskustella” asiasta muiden kanssa? Jos kyllä, älä tuhlaa muiden aikaa näennäiseen keskusteluun vaan kerro päätöksestä muutoin.

6. Muista kirjoittaa palaverista muistio tai pöytäkirja, josta käy ilmi pääkohdat ja sovitut asiat ja vastuut. Lähetä se osallistujille sekä niille, kenen on hyvä tietää palaverin tulos.

Osa meistä saa energiaa asioiden käsittelystä kasvotusten. Heille tämä on joskus asian etenemisen edellytys ja he todennäköisesti osallistuvat aktiivisesti keskusteluun. Osa meistä sen sijaan tarvitsee omaa rauhaa asioiden pohtimiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen. Heille ison ryhmän palaveri on joskus pakollinen paha ja on mahdollista, että kutsun saatuaan he nimenomaan odottavat että heidän mielipidettään kysytään. Muista huomioida molemmat toimintatyylit.

Muista, että palaverin koollekutsuja on palaverin puheenjohtaja, ellei muuta sovita. Puheenjohtaja vastaa siitä, että jokainen kokee osallistumisensa tarpeelliseksi. Puheenjohtajan vastuulla on myös se että keskustelu pysyy asiassa ja palaveri pysyy aikataulussa.

Katso muut vinkit tehokkaaseen palaveriin:

Tehokkaat palaverit II: Vinkkejä kutsun saajalle
Tehokkaat palaverit III: Vinkkejä ideointiin ja suunnitteluun