Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Tämä seloste on voimassa 25.5.2018 alkaen. Voima Valmennus Oy pidättää itsellään oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa Voima Valmennus Oy:n toiminnan ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitetaan kyseisellä hetkellä rekisterissä oleville henkilöille. Pienistä muutoksista ei ilmoiteta erikseen.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Voima Valmennus Oy
Saapaspolku 2
90650 OULU

Toimitusjohtaja Anu Autio
Sähköpostiosoite: anu.autio@voimavalmennus.fi
Puhelinnumero: 040 751 4543

2. Henkilötietojen peruste ja käyttötarkoitus

Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisterissä on asiakkaan Voima Valmennus Oy:n tuottamaan valmennukseen, koulutukseen, työnohjaukseen tai muuhun palveluun etukäteen ilmoittamat osallistujat tai avoimiin palveluihin itse ilmoittautuneet osallistujat.

Henkilötietojen keräämisen peruste on Voima Valmennus Oy:n ja asiakasyrityksen, eli osallistujien henkilötietojen luovuttajan asiakassuhde (oikeutettu etu) tai osallistujan itsensä antama nimenomainen suostumus tai sopimus (esim. ilmoittautuminen avoimeen koulutukseen tai Insights Discovery -profiilin itsearvointilomakkeen täyttäminen).

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, sovitun palvelun tuottamiseen osallistujille, osallistujien yksilöimiseen sekä palveluun liittyvään viestintään ja palautteenkeräämiseen.

3. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Osallistujarekisteri sisältää yhden tai useamman seuraavista tiedoista palveluprosessin vaatimusten mukaan: etunimi, sukunimi, sähköpostiosoite, ammattinimike tai rooli yrityksessä, puhelinnumero, ja erillinen työnantajayritys (tämä koskee tilanteita, joissa asiakas luovuttaa alihankkijan tai muun yhteistyökumppanin palveluksessa olevien henkilötietoja osallistujarekisteriin). Lisäksi rekisteri voi sisältää muita tässä mainitsemattomia henkilötietoja, mikäli palveluprosessi sitä vaatii. Näistä tiedotetaan osallistujia erikseen ja tiedote on osa tätä tietosuojaselostetta. Rekisteriin voidaan myös lisätä osallistujan antamia palautteita tai muuta osallistujan itse Voima Valmennus Oy:lle lähettämää tietoa.

Insights Discovery -palveluissa rekisteriin tallentuvat Insights Discovery- tai Insights Full Circle -profiilin tuottamista varten annetut tiedot sekä itse profiilit sen jälkeen, kun Voima Valmennus Oy on ladannut profiilin itselleen profiilin tulostamista ja osallistujalle toimittamista varten. (*

4. Säännönmukaiset tietolähteet

Osallistujarekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat 1) asiakkaan yhteyshenkilö (osallistujalista), 2) Insights Learning & Development Ltd (Insights Discovery -profiilit, joita varten rekisteröity on antanut tietonsa Insights Learning & Development Ltd:lle) ja 3) avointen koulutusten ilmoittautumislomake (osallistuja itse ilmoittautuu).

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Voima Valmennus Oy ei luovuta osallistujarekisterin tietoja kolmannelle osapuolelle tai muuhun Voima Valmennus Oy:n ylläpitämään rekisteriin ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa. Tämä ei koske asiakkaan yhteyshenkilöä / -henkilöitä tai avointen koulutusten osallistujia, jotka lisätään myös Voima Valmennus Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteriin. Insights Disovery -profiileita ei luovuteta kolmannelle osapuolelle ml. työnantaja ilman osallistujan yksilöityä, kirjallista lupaa tai pyyntöä. Osallistujarekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

6. Käsittelyn kesto

Asiakkaan Voima Valmennus Oy:lle luovuttamat henkilötiedot poistetaan osallistujarekisteristä kaksi (2) kuukautta voimassa olevan yhteistyösopimuksen päättymisen jälkeen, ellei säilyttämiselle ole erityistä perustetta ja säilyttämisestä ei sovita asiakkaan kanssa erikseen.

Insights Discovery -profiili poistetaan Voima Valmennus Oy:n osallistujarekisteristä noin kaksi viikkoa sen jälkeen, kun osallistuja on saanut oman profiilinsa sähköisessä muodossa. ellei säilyttämiselle ole erityistä perustetta ja säilyttämisestä ei sovita osallistujan kanssa erikseen. (**

Avointen koulutusten osallistujatietoja säilytetään seitsemän (7) vuotta tai sen, mitä kirjanpitolaki vaatii. (***

7. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät käsittelevät osallistujarekisterissä olevia henkilötietoja. Voima Valmennus Oy voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

8. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä osallistujarekisterin tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Huomioithan, että osallistujarekisterin tietosuojaseloste ei koske Insights Discovery- tai Insights Full Circle -profiileita. Näiden osalta hyväksyt erilliset ehdot ennen itsearviointilomakkeen täyttämistä.

9. Tietoturva

Voima Valmennus Oy:llä on asianmukaiset organisatoriset ja tekniset käytännöt, joilla turvataan rekisteröityjen henkilötietojen turvallisuus. Tietoja säilytetään tietojärjestelmissä, jotka ovat teknisin keinoin suojattuja. Ainoastaan yrityksen työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Rekisterin tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeuksia, joita koskevat pyynnöt tehdään osoitteeseen anu.autio@voimavalmennus.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot ja pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.


*) Insights Learning & Development Ltd:n tietokannassa olevan rekisterin sisältämien henkilötietojen osalta Voima Valmennus on tietojen käsittelijä. Vastuu rekisterinpidosta on Insights Learnin & Develompentilla. Hyväksyt ko. yrityksen tietosuojakäytännön ennen Insights Discovery -itsearviointilomakkeen täyttämistä.
**) Insights Learning & Development Ltd:n tietokannassa tietojasi säilytetään kaksi (2) vuotta, jotta sinulle voidaan toimittaa tarvittaessa kopio profiilistasi tai saamaasi profiilia voidaan hyödyntää myöhemmin sovittavissa jatkovalmennuksissa tai profiiliasi voidaan täydentää erilaisilla lisäosioilla.
***) Pitkä säilytysaika pohjautuu kirjanpitolakiin, jonka mukaan liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä Suomessa vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

Valmentavan ja osallistavan johtamisen koulutus oppisopimuksella

Oulun seudun ammattiopiston Oppisopimusyksikkö on myöntänyt Valmentavan ja osallistavan johtamisen koulutukseen oppisopimusrahoituksen. Näin ollen oppisopiskelijaksi valitut saavat koulutuksen veloituksetta!

Tutustu koulutuksen sisältöön ja ilmoittaudu koulutukseen täältä. Saat ilmoittautumisen jälkeen sähköpostiisi lisätiedot oppisopimusilmoittautumista varten.

Oppisopimusopiskelijan tulee olla yrittäjänä, työntekijänä esimiesasemassa tai tehtävissä, joissa ohjaa jatkuvasti muiden toimintaa työyhteisössä. Työtä pitää olla vähintään 25h/vko. Yhtä aikaa ei saa olla opiskelijana julkisella rahoituksella toimivassa oppilaitoksessa / ohjelmassa yliopisto-opintoja lukuunottamatta. Voima Valmennus Oy ja OSAO:n Oppisopimusyksikkö valitsevat oppisopimukseen osallistuvat ilmoittautumisen ja hakemuksen perusteella. Oppisopimuspaikkoja on rajoitetusti!

OSAOn tehdessä lopullisia päätöksiä oppisopimuksesta ensisijalla ovat pk-sektorin yritykset. Mikäli työskentelet suuryrityksessä, julkishallinnossa tai kolmannella sektorilla, kannattaa ilmoittautua ja laittaa hakemus menemään: mikäli paikkoja on, oppisopimukseen on mahdollisuus myös muilla. Lopullinen tieto oppisopimuksesta tulee kaikille ennen oppisopimuksen orientaatiopäivää 8.9.2015. Mikäli oppisopimustasi ei jostain syystä tuolloin ole hyväksytty, voit tulla mukaan omarahoitteisesti, yrityksen maksamana tai jättäytyä pois koulutuksesta.

Mikäli oppisopimuksen muut ehdot eivät täyty kohdallasi, olet tervetullut koulutukseen omarahoitteisena opiskelijana.

Valmentavan ja osallistavan johtamisen koulutus Oulussa 29.9.2015 alkaen!

Johtajan rooli muuttuu – pysytkö mukana?

Valmentavan johtamisen koulutus antaa konkreettisia työkaluja sekä malleja sovellettavaksi osallistavana esimiehenä toimimiseen ja ihmisten kohtaamiseen. Valmennuksen aikana

  • tunnistat oman vahvuutesi valmentavana johtajana
  • opit ratkaisu- ja tavoitekeskeisen lähetymistavan johtamiseen, vuorovaikutukseen ja viestintään
  • opit valmentavan johtamisotteen menetelmiä, keinoja ja työkaluja sekä vetämään ryhmätilaisuuksia niin, että kaikkien äänet ja mielipiteet tulevat kuulluksi
  • vahvistat ja luot työyhteisöösi näitä tukevia rakenteita
  • pystyt soveltamaan oppimaasi käytännössä valittömästi

Koulutuksessa ei liikuta hämärissä teorioissa, vaan pysytään arjen toiminnan tasolla – käytännön esimerkit nousevat osallistujien kokemuksista. Koulutuksesta ei tule virallisia kotitehtäviä, vaan pystyt hyödyntämään oppimaasi suoraan työssäsi.

Katso lisää valmentavan johtamisen hyödyistä artikkelista: Valmentava johtaminen ei ole nössöilyä

Koulutus on suunnattu erityisesti yrittäjä-johtajille, lähiesimiehille, projektipäälliköille, myynnin johtajille, sekä henkilöille, jotka johtavat, ohjaavat tai kantavat vastuun ilman virallista esimiesasemaa. Koulutus on mahdollista suorittaa oppisopimusopiskeluna, jolloin se on maksuton.

Koulutus sisältää:

  • 5 tehokasta koulutuspäivää (päivien sisällöt alla)
  • 5 coachingkeskustelua opiskelijaryhmässä asioiden käytäntöön viemiseksi
  • Henkilökohtaisen Insights Discovery -profiilin
  • Valmennuspäivien materiaalit sähköisenä (jos et pääse johonkin koulutuspäivään, saat materiaalin ja tarvittaessa ohjausta sen hyödyntämiseen)
  • 2 henkilökohtaista coaching-keskustelua kouluttajan kanssa

Koulutus on mahdollista suorittaa oppisopimusopiskelijana (yrittäjät ja työsuhteessa olevat). Koulutus on tällöin maksuton, katso lisätietoja täältä: Valmentavan johtamisen koulutus oppisopimuksella.

Valmennuspaikka on Uusi Seurahuone Oulussa. Hinta sisältää em. kokonaisuuden sekä valmennuspäivien tarjoilut. Muille kuin oppisopimusopiskelijoille valmennuksen hinta on 1400 € + alv 24 %. Puolet hinnasta laskutetaan ensimmäisen koulutuspäivän jälkeen ja puolet viimeisen koulutuspäivän jälkeen.

Ilmoittaudu alla olevan lomakkeen kautta mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 15.9.2015. Paikkoja on rajoitetusti! Ilmoita lisätiedoissa, haluatko hakea oppisopimusta. Saat siihen ohjeet ilmoittautumisen jälkeen.

Lisätietoja saat kouluttaja Anu Autiolta, 040 751 4543 tai anu.autio ( ) voimavalmennus.fi.

 
Valmennusohjelman aikataulu ja sisältö (päivät klo 9-16):
 

8.9. klo 8-11: Oppisopimusopiskelijoiden orientaatiopäivä 3 h, jolloin tehdään yhdessä oppisopimuksen edellyttämä suunnitelma. Lisätietoa tästä tulee oppis-opiskelijoille erikseen.

 
29.9.2015: Tunne itsesi ja tunnista vahvuutesi!

Mitkä ovat vahvuutesi johtajana? Millainen valmentaja olet?

Aloituspäivässä pääset tutustumaan itseesi, omiin vahvuuksiisi ja omaan sisäiseen motivaatioosi tulevaisuuden valmentavana esimiehenä. Tutustut myös valmennusryhmään henkilökohtaisen Insights Discovery -profiilin ja -oppimisjärjestelmän kautta. Päivän aikana asetat henkilökohtaiset tavoitteet sekä mittarit omalle kehittymisellesi.

30.9.2015: Ratkaisu- ja tavoitekeskeinen lähestymistapa johtamisessa ja viestinnässä – sujuva arki ja haastavat tilanteet

Miten viestit ja toimit vuorovaikutuksessa muiden kanssa? Miten innostat ja säilytät innostuksen porukassa? Miten lisäät oman työsi ja tiimisi tuottavuutta tukien samalla hyvinvointia?

Päivän aikana opit ratkaisukeskeisen toimintatavan perusteet sekä ydinasiat ratkaisukeskeisen johtamisen, vuorovaikutuksen ja viestinnän menetelmistä. Menetelmät sopivat niin sujuvaan arkeen kuin myös haastaviin esimiestilanteisiin.

13.10.2015: Valmentavan ja osallistavan johtamisen perusteet

Kolmannen päivän aikana tutustut valmentavan ja osallistavan johtamisen perusperiaatteisiin. Opit lisää erilaisista osallistamis- ja valmennustyyleistä sekä -menetelmistä. Opit saamaan ryhmässä kaikkien äänet ja mielipiteet kuuluville.

Opit hyödyntämään valmentavaa otetta mm. muutosten läpiviennin, strategian jalkauttamisen / toteuttamisen sekä tavoitteiden saavuttamisen ja mittaamisen näkökulmista. Perehdyt valmentavan johtamisotteen vaatimiin rakenteisiin ja käytäntöihin omassa työyhteisössäsi. Opit hyödyntämään valmentavaa otetta mm. kehitys- ja osaamiskeskusteluissa.

Henkilökohtaiset coachingpuhelut – tuki oppimiselle ja opitun hyödyntämiselle
 
3.11.2015: Ymmärrä muita ja sovella johtamisosaamistasi

Neljännen päivän aikana huomio siirtyy sinusta valmennettaviisi. Päivän aikana opit kohtaamaan erilaisia toimintatyylejä työyhteisössä sekä soveltamaan omaa valmentavaa johtamistyyliä tilanteen mukaan.

Tutustut erilaisiin vaikuttavan palautteen antamisen ja vastaanottamisen työkaluihin ja opit kohtaamaan sekä käsittelemään ristiriitatilanteita uudella tavalla. Opit myös ottamaan vaikeitakin asioita puheeksi sekä ryhmässä että yksittäisen henkilön kanssa. Lisäksi päivän aikana pureudutaan sisäisen motivaation tunnistamiseen ja ylläpitämiseen.

25.11.2015: Ratkaisukeskeisen työyhteisön luominen ja opitun hyödyntäminen arjessa

Oppimasi asiat eivät ole ainoastaan sinun vastuullasi, vaan tarkoitus on osallistaa koko työyhteisö. Miten rakennat ratkaisukeskeisen työyhteisön, jossa oppimiasi asioita on helppo hyödyntää? Miten laadit yhteiset kaikkia innostavat tavoitteet ja toimintasuunnitelmat?

Viimeisen päivän aikana käydään läpi, miten aiot hyödyntää valmennusprosessin antia työyhteisössäsi. Päivän aikana myös päivität oman tavoitesuunnitelmasi sekä saat osallistumistodistuksen!

Kevät 2016: Henkilökohtaiset coachingpuhelut – tuki oppimiselle ja opitun hyödyntämiselle

 Koulutusinfo pdf-muodossa löytyy täältä: Valmentavan johtamisen koulutus

 

pallotKouluttaja Anu Autio on valmentanut ja kouluttanut lähes 10 vuoden ajan esimiehiä ja työyhteisöjä, ohjannut kehittämisprosesseja ja auttanut muutosten toteuttamisessa. Anun käyttämät pehmeät ja ohjaavat vaikuttamisen keinot on todettu toimivaksi niin kaupanalan, logistiikan, IT-maailman, järjestötyön, kuntasektorin, raskaan teollisuuden kuin ravintola-alan keskuudessa. Parhaat palat on valittu Valmentavan johtamisen koulutukseen.

 

 

 

Voiman kautta nyt myös henkilöstökyselyt!

Olen työssäni tutustunut useanlaisiin henkilöstökyselyihin: niiden sisältöihin, toteuttamiskäytäntöihin, tulosten hyödyntämiseen ja tämän kautta niiden vaikuttavuuteen. Joissain tilanteissa ne ovat ohjanneet kehittämistyötä hyvin, tulokset ovat olleet tavoitteiden kannalta hyödyllisiä ja niitä on jopa hyödynnetty niin, että vaikuttavuutta on saatu aikaan. Vuosien varrella olen kuitekin huomannut muutaman ongelman:

1. Kyselyitä tehdään, mutta tuloksia ei hyödynnetä tai välttämättä edes kerrota vastaajille.

2. Kyselyitä tehdään ja niiden tulosten pohjalta suunnitellaan toimenpiteitä. Toimenpiteet eivät kuitenkaan vaikuta haluttuihin asioihin tai henkilöstö ei koe niitä tärkeiksi.

3. Kyselylomakkeet ovat niin pitkiä, että motivaatio vastata aidosti asioita pohtien ei riitä loppuun saakka.

4. Kysymykset eivät innosta vastaamaan, joten asteikolla 1-5 kolmonen on helppo valinta. Kolmonen ei kerro yhtään mitään.

5. Tulosten saamiseen kyselyn toteuttajalta kuluu liian pitkä aika. Jos kehittämistoimenpiteet alkavat vasta puolen vuoden kuluttua vastaamisesta, yhteys häviää eivätkä tulokset ole välttämättä relevantteja.

6. Johto pohtii itse tulosten pohjalta kehittämistoimenpiteitä, vaikka vastaajat olisivat siinä parhaita osaajia.

7. Kyselyitä tehdään kerran vuodessa tai kerran kahdessa vuodessa, mutta ympäristö ja mielipiteet muuttuvat nopeammin.

Tässä siis vain muutamia esille nostaakseni. Pitkän harkinnan jälkeen päädyn itse lähtemään mukaan kyselyiden ihmeelliseen maailmaan löydettyäni loistavan työkalun: oululaisen Zefin arviontikoneen. Arviointikoneen hyödyntäminen ratkaisukeskeisessä henkilöstökyselyssä yhdistettynä ennalta sovittuun valmennusprosessiin tuo edellä mainittuihin kohtiin seuraavat muutokset:

1. Ennen kuin kysely toteutetaan, niiden avaamisesta ja hyödyntämisestä sovitaan ja tiedotetaan henkilöstöä. Voima Valmennuksen Anu hyödyntää ratkaisukeskeisiä menetelmiä tutkimustulosten käsittelyssä, jolloin päästään kiinni suoraan tavoitteisiin ja toimenpiteisiin ongelmien sijasta.

2. Kysely tehdään niin, että saadaan ilmi jokaisen kohdan osalta onnistuminen sekä sen merkityksellisyys vastaajalle. Näin kohdistetaan resurssit niihin toimenpiteisiin, jotka henkilöstö kokee merkityksellisiksi. Toimenpiteet vaikuttavat haluttuihin asioihin.

ZEF kysely

Merkityksellisyys ja onnistuminen

3. Kyselylomakkeet ovat lyhyitä ja ytimekkäitä: kysytään vain niitä asioita, joiden kehittämiseen ollaan varauduttu seuraavan 3 kuukauden aikana.

4. Zefin arviointikone innostaa vastaamaan: se on helppo, visuaalinen eikä sido asteikkoon. Lisäksi saadaan esille tarkka suhteellinen raportti, joka kertoo missä oikeasti mennään. Tästä linkistä pääset tutustumaan Zefin arviontikoneen tieteelliseen taustaan: Miksi arviontikone on tieteellisesti tarkin kyselytyökalu?

5. Saat tulokset viikon sisällä vastausajan umpeuduttua. Myös muu prosessi on sovittu ja aikataulutettu ennen kyselyn toteuttamista – tästä menee tieto henkilöstölle jo etukäteen.

6. Voima Valmennuksen henkilöstökyselyssä vastaajat antavat kehittämisehdotuksia jo vastausvaiheessa. Nämä käydään läpi johdon kanssa, niitä jalostetaan  vastaajien kanssa ja toteuttamiskelpoiset ehdotukset viedään käytäntöön.

7. Kysely toteutetaan eri aihealueista useamman kerran vuodessa. Kysely pidetään lyhyenä ja tulosten hyödyntämisprosessi on tiivis.

Käy tutustumassa esimerkinomaiseen kyselyn osaan täältä: Esimiestyö ja johtaminen. Lisätietoja löydät myös Voiman sivuilta. Sovi ilmainen alkukartoitustapaaminen niin katsotaan, miten ja mihin tavoitteisiin tämän kaltainen uusi malli voisi vastata teillä!